پیوندها

جعبه ابزاری در کنار Office(قسمت 2) 

مديريت اسناد

Microsoft Office Document Imaging و Microsoft Office Document Scanning مكمل يكديگرند و با هم كار مي كنند. نحوه كار بدين صورت است كه ابتدا Document Scanning Tool صفحه مورد نظر را در اختيار Document Imaging Tool انجام دهيد. برنامه به منظور اسكن حقيقي تصوير فراخواني خواهد شد.

داشتن اطلاع در مورد اين دو ابزار سودمند است؛ زيرا تركيبي از اين ابزارها و ويندوز اكس پي تواناييهاي ممتازي را براي مديريت اسناد به ارمغان مي آورد و از Windows Scanner and Camera Wizard كه هيچ کارایی برای OCR ندارد فراتر مي رود. هنگامي كه Document Scanning را باز مي كنيد، ممكن است با سؤالي مبني بر انتخاب اسكنر مواجه شويد. چنانچه اين امر محقق نشد و در عين حال بيشتر از يك اسكنر را به صورت نصب شده داشته باشيد، روي دكمه Scanner كليك كنيد و از فهرست كركره اي اسكنر مورد نظر را برگزينيد. در اين راه، با دو گزينه در كادر محاوره اي ظاهر شده مواجه خواهيد شد. اگر تمايل داشته باشيد درايور برنامه قبل از هر عمل اسكن به منظور بررسي و تغيير تنظيمات نمايان شود، بايد گزينه Show Scanner Driver Dialog Befor Scanner علامت  داشته باشد .

اغلب برنامه را مي توانيد با استفاده از مقادير از پيش تعيين شده بررسی کنيد. براي مشاهده تنظيمات ، ابتدا هر يك را انتخاب کنيد . براي مشاهده تنظيمات ، ابتدا هر يك را انتخاب و سپس دكمه Edit Selected Preset را كليك کنيد.

همچنین، با استفاده از دكمه Advanced و عبور در ميان برگه هاي موجود، مي توان تنظيمات را مشاهده كرد يا تغيير داد.

در اينجا، دو انتخاب وجود دارد:

·      يكي از آنها دكمه Create Shortcut از برگه General است كه با آن مي توان ميانبری به Preset جاري روي دسك تاپ ايجاد کرد. در نتيجه، با استفاده از اين ميانبر مي توان در دفعات بعدي عمليات اسكن را دوبار با كليك روي اين ميانبر انجام داد. چنانچه هر بار از تنظيمات يكساني برای اسكن اسناد استفاده مي كنيد، ‌اين کارایی ممکن است نقش مهمي را ايفا كند.

·      انتخاب ديگر OCR است كه از برگه Processing مناسب دستیابي است. با استفاده از OCR، متون به كار رفته در تصوير شناسايي مي شود. از اين رو، محتواي فايل اسكن شده در Document Imaging درخور جستجو مي شود و خدمات نمايه ساز ويندوز اكس پي مي تواند آن را بخواند. اين ويژگي ظرفیتهاي مديريت ابتدايي اسناد را فراهم مي كند. براي اين كار، گزينه Search را از فهرست  Start برگزينيد. سپس با وارد كردن كلمه يا عبارت جستجو ، اسناد را جستجو كنيد. در پايان، با يافتن نتايج مي توان فايل يافته شده را در Document Imaging بازگشايي کرد. همچنین، با استفاده از گزينه Find از فهرست  Edit مي توان در درون سندباز شده به جستجو پرداخت.

توانايي ايجاد فايلهاي نمايه سازي نقطه قوت بزرگي است كه به واسطه نرم افزارهاي كاربردي تركيبي حاصل مي شود. همچنين، با استفاده از از گزينه Send Text To Word از فهرست  Tools، مي توان متن را از Document Imaging به نرم افزار Word ارسال داشت.

Document Imaging ويژگيهاي ديگري از قبيل حاشيه نويسي را در اختيار كاربران قرار مي دهد. ويژگيهاي عرضه شده و انتخابهاي مربوط به آنها به طور وسيعي گوياي عملكرد خود است. پس به منظور آگاهی از عملكرد هر كدام فهرستها و گزينه ها را بيشتر بررسي كنيد.

کارایی سودمند ديگر ‌توانايي ايجاد تغيير در شيوه قرارگيري صفحات در اسناد چند صفحه اي با استفاده از كشيدن و انداختن است. همچنين، اين امكان فراهم است كه صفحات را از پنجره ای به پنجره ديگر بكشيد.

Document Imaging از دو فرمت TIFF و Mdi پشتيباني مي كند . به اشتراك گذاري فايلهاي خود با ديگران ممكن است از فرمت TIFF استفاده کنيد؛ اما چنانچه شخصي بااستفاده از برنامه ديگر به ذخيره فايل TIFF بپردازد، در صورتي كه شما فايل را با استفاده از OCR شناسايي كرده باشيد، دوباره مجبور خواهيد بود که عمليات شناسايي را انجام دهيد. مزيت فرمت MDI در توليد فايلهاي كم حجم است.  

منوی اصلی

امکانات